Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ed-flock / Eike Diekmann
Anschrift wird geschützt geladen.
E-Mail: info@ed-flock.de

Diese Datenschutzerklärung gilt für ed-flock.de und für moin-moments.de einschließlich der Unterdomains. Moin.Moments ist ein Projekt von ed-flock. Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung bleibt in allen Fällen die oben genannte Stelle.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen Servern in Deutschland betrieben. Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

4. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet aktuell ausschließlich technisch notwendige Speicherungen. Der Cookie-/Consent-Hinweis speichert Ihre Auswahl im Browser über localStorage, damit der Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint.

• ed-flock-cookie-consent: speichert die Auswahl „akzeptiert“ oder „abgelehnt“ im Browser.
• Zweck: Nachweis und Komfort der Cookie-Information.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

5. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Nachrichtentext, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine vorvertragliche oder vertragliche Kommunikation gerichtet ist, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angabe der Datenschutzbestätigung im Formular dient dem Nachweis der transparenten Information.

Zur Absicherung des Formulars werden ein Honeypot-Feld, Eingabevalidierung und Rate-Limiting eingesetzt. Die Anfrage wird per E-Mail an info@ed-flock.de weitergeleitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, sofern dies nicht zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Buchung von Fotobox und Audio-Gästebuch

Für die Buchung einer Fotobox und/oder eines Audio-Gästebuchs verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Eventdatum, Veranstaltungsort sowie Angaben zur gewünschten Leistung. Diese Daten benötigen wir zur Vertragsanbahnung, zur Durchführung des Mietvertrags und zur Rechnungsstellung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie für die steuerlich relevanten Rechnungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Rechnungs- und Buchungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre nach § 147 AO/§ 257 HGB). Für die Verwaltung Ihrer Buchung erhalten Sie einen persönlichen Zugangscode zum Eventbereich; dieser wird verschlüsselt gespeichert. Buchungs- und Einstellungsdaten werden auf unseren Servern in verschlüsselter Form (Verschlüsselung im Ruhezustand) abgelegt.

Im Rahmen der Buchung versenden wir transaktionsbezogene E-Mails (z. B. Anfrage-, Bestätigungs-, Rechnungs- und Erinnerungs-E-Mails). Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister; eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit für die Zustellung erforderlich.

7. Während des Events erstellte Fotos und Videos

Die Fotobox erstellt während Ihrer Veranstaltung Fotos, Collagen und kurze Videoschleifen (Boomerangs), auf denen Sie und Ihre Gäste abgebildet sein können. Diese Aufnahmen werden nach dem Event in eine Online-Galerie überführt, die Sie und – über einen separaten Galerie-Link – Ihre Gäste aufrufen können.

Rechtsgrundlage für die Erstellung und Bereitstellung der Aufnahmen gegenüber dem Mieter ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Mieter (Veranstalter) ist dafür verantwortlich, seine Gäste über die Aufnahme zu informieren und – soweit erforderlich – deren Einwilligung einzuholen. Für eine darüber hinausgehende Veröffentlichung der Aufnahmen durch den Mieter ist dieser eigenständig verantwortlich.

8. Optionale Gesichtserkennung zur Foto-Suche

Auf ausdrücklichen Wunsch kann eine Gesichtserkennung aktiviert werden, mit der sich Fotos einer bestimmten Person in der Galerie schneller finden lassen. Dabei werden aus den Aufnahmen biometrische Merkmale berechnet. Hierbei handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO.

Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Sie wird ausschließlich verarbeitet, wenn der Mieter sie aktiv aktiviert (Opt-in). Rechtsgrundlage ist die ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; nach Widerruf wird die Funktion deaktiviert. Die Verarbeitung findet vollständig lokal auf unseren Servern in Deutschland statt; biometrische Daten werden nicht an Dritte übermittelt und spätestens mit Löschung der zugehörigen Galerie entfernt. Der Mieter ist dafür verantwortlich, vor Aktivierung die Einwilligung der abgebildeten Gäste einzuholen.

9. Audio-Gästebuch (Sprachaufnahmen)

Ansage des Mieters: Der Mieter kann die Begrüßungsansage für das Audio-Gästebuch direkt über unsere Website im Browser einsprechen. Die Aufnahme wird auf unseren Servern in Deutschland in das benötigte Audioformat umgewandelt und dort als Datei gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietvertrags). Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht.

Sprachnachrichten über das Telefon: Beim Audio-Gästebuch hinterlassen Gäste über ein Telefon persönliche Sprachnachrichten. Diese Tonaufnahmen können personenbezogene Daten (Stimme, Inhalt der Nachricht) enthalten und werden für den Mieter bereitgestellt. Rechtsgrundlage gegenüber dem Mieter ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Mieter informiert seine Gäste über die Aufnahme. Eine darüber hinausgehende Nutzung obliegt dem Mieter.

Sprachgrüße über QR-Code: Gäste können zusätzlich über einen QR-Code, den der Mieter ausdruckt und bei seiner Veranstaltung auslegt, am eigenen Mobilgerät einen Sprachgruß aufnehmen und an den Mieter senden. Dabei erheben wir die Sprachaufnahme (Stimme, Inhalt der Nachricht) unmittelbar beim Gast über unsere Website. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung des Gastes gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die er durch das bewusste Aufnehmen und Absenden des Sprachgrußes erteilt. Die Angabe eines Namens ist dabei freiwillig. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; hierfür genügt eine Nachricht an den in Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen. Abgesendete Sprachgrüße werden dem Mieter bereitgestellt. Standardmäßig gelangen sie zunächst in eine Vorprüfung durch den Mieter (Moderation) und werden erst nach dessen Freigabe Teil seiner Sammlung; der Mieter kann diese Vorprüfung für sein Event abschalten, sodass Sprachgrüße unmittelbar übernommen werden. Unabhängig davon sind Sprachgrüße für andere Gäste in der Galerie nur abspielbar, wenn der Mieter sie dafür ausdrücklich freigibt; diese Freigabe ist standardmäßig deaktiviert. Die Verarbeitung findet ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland statt; eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht.

10. Bereitstellung, Speicherdauer und Löschung der Aufnahmen

Fotos, Videos und Sprachaufnahmen werden nach dem Event für einen begrenzten Zeitraum in der Online-Galerie bereitgestellt (standardmäßig 30 Tage). Der Mieter kann die Aufbewahrung im Eventbereich verlängern (höchstens bis zu drei Monate ab Bereitstellung) oder die Aufnahmen jederzeit selbst löschen. Vor der automatischen Löschung erhält der Mieter eine Erinnerung per E-Mail. Nach Ablauf der Frist werden alle Aufnahmen einschließlich etwaiger biometrischer Daten automatisch und unwiderruflich von unseren Servern gelöscht. Diese Frist gilt auch für sämtliche Sprachaufnahmen des Audio-Gästebuchs einschließlich noch nicht freigegebener Sprachgrüße von Gästen; mit Fristablauf werden alle zum Event gespeicherten Audiodateien vollständig gelöscht.

11. Bewertungen und deren Veröffentlichung

Nach Abschluss einer Buchung laden wir den Mieter per E-Mail ein, seine Erfahrung zu bewerten. Die Teilnahme ist freiwillig; wer nicht antwortet, hat keinerlei Nachteile. Der Zugang erfolgt über einen persönlichen Link, der keine Anmeldung erfordert. Verarbeitet werden die vergebene Sternebewertung, die freiwillig eingegebenen Texte, die getroffene Namenswahl sowie die Zuordnung zur jeweiligen Buchung. Rechtsgrundlage für die Erhebung ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zwei getrennte Textfelder: Das Feld für Verbesserungsvorschläge ist ausschließlich für uns bestimmt. Dieser Text wird zu keinem Zeitpunkt veröffentlicht, weder auf dieser Website noch anderswo. Nur der Text im dafür vorgesehenen öffentlichen Feld kommt für eine Veröffentlichung überhaupt in Betracht.

Veröffentlichung nur mit Einwilligung: Ob wir den öffentlichen Text und den gewählten Namen auf dieser Website und in Werbematerial zeigen dürfen, entscheidet der Mieter durch ein gesondertes, nicht vorausgewähltes Kästchen im Bewertungsformular. Rechtsgrundlage ist insoweit die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne diese Einwilligung erfolgt keine Veröffentlichung. Wir speichern zusammen mit der Einwilligung den Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstextes, der zum Zeitpunkt der Erteilung angezeigt wurde, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Namenswahl: Der Mieter wählt selbst, ob sein voller Name, nur der Vorname mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens oder gar kein Name erscheint. Voreingestellt ist die abgekürzte Form. Zu einer veröffentlichten Bewertung zeigen wir zusätzlich nur Monat und Jahr des Events, nicht das genaue Datum und nicht den Veranstaltungsort.

Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, über den Link in der Einladungs-E-Mail oder formlos an info@ed-flock.de. Nach einem Widerruf entfernen wir die Veröffentlichung unverzüglich. Der Nachweis der ursprünglich erteilten Einwilligung und ihres Widerrufs bleibt zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO erhalten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer: Bewertungen sind an die zugehörige Buchung gebunden und werden mit deren Löschung ebenfalls gelöscht. Sie unterliegen nicht der Löschfrist für Foto- und Sprachaufnahmen aus Ziffer 10; das Löschen der Aufnahmen entfernt eine Bewertung also nicht.

12. Externe Dienste

Die Website verwendet keine externen Analyse- oder Marketingdienste. Schriftarten werden über Systemschriften des Endgeräts dargestellt; es findet kein Abruf von Google Fonts oder vergleichbaren externen Font-Diensten statt.

Links zu externen Websites, z. B. LinkedIn oder Projekt-Demos, werden erst aufgerufen, wenn Sie diese aktiv anklicken. Für die Datenverarbeitung auf externen Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Prüfung des Liefergebiets (OpenStreetMap/Nominatim): Wenn Sie im Buchungsformular eine Veranstaltungsadresse eingeben, ermitteln wir deren Entfernung zu unserem Standort, um Ihnen Lieferung oder Selbstabholung anbieten zu können. Dazu übermitteln wir die eingegebene Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort) an den Geokodierungsdienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, und erhalten von dort geografische Koordinaten. Dabei wird auch Ihre IP-Adresse an den Dienst übertragen. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und sonstige Buchungsangaben werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Vereinigte Königreich verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Ist der Dienst nicht erreichbar, findet keine Übermittlung statt; die Buchung ist dann als Selbstabholung möglich und Sie können eine Lieferung anfragen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Kontaktanfragen werden in der Regel gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

14. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

15. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt HTTPS-Verschlüsselung, um die Übertragung vertraulicher Inhalte zu schützen.